Что обычно имеют в виду
«Конфиденциальное уничтожение» — формулировка из коммерческих предложений, а не термин из нормативного акта. Под ней у разных заказчиков скрываются разные требования, и до начала работы полезно понять, какое именно у вас.
- Документы не должны попасть в общий контейнер и стать доступны посторонним.
- Уничтожение происходит в присутствии представителя заказчика.
- Процесс фиксируется — фото, видео или подписанный акт.
- Измельчение до определённой степени по DIN 66399.
- Работа только сотрудниками с подписанным соглашением о неразглашении.
Это пять разных услуг с разной себестоимостью. Подрядчики нередко называют одним словом всё сразу, и заказчик получает не то, что ожидал.
Персональные данные
Чаще всего повод для такой заявки — документы с персональными данными: анкеты, копии паспортов, медицинские и кадровые бумаги. Ответственность за их судьбу лежит на операторе данных, то есть на организации, а не на том, кто вывозит бумагу.
Это значит, что выбор способа уничтожения и требований к подрядчику — ваше решение, и оно должно опираться на ваши внутренние правила обработки данных.
Где наша граница
Мы не публикуем на сайте того, чего не можем подтвердить: у нас нет собственного промышленного шредера и мы не обещаем «уничтожение за час с выдачей сертификата». Что мы делаем — принимаем документы на переработку и согласуем порядок передачи и оформления под конкретную задачу.
Практически это означает: приём архива на переработку и согласование порядка передачи — да. Уничтожение в присутствии заказчика, видеофиксация, гарантированная степень измельчения по DIN — на сегодня нет. Если это критично, вам нужен подрядчик со специализированным оборудованием, и правильнее сказать это сразу.
Что можно сделать своими силами
- Отделить документы с персональными данными от общего архива на этапе разбора.
- Особо чувствительные страницы — договоры, копии документов — измельчить офисным шредером самостоятельно.
- Остальной массив передать на переработку обычным порядком.
- Зафиксировать передачу тем документом, который принят у вас внутри.
Такой гибридный вариант часто закрывает задачу дешевле, чем полный конфиденциальный цикл на весь объём архива.
Смежное: шредирование, бухгалтерские документы.